Référence: ICIPE RECRUT 2022/42

ICI Partenaire Entreprises recrute pour le compte de l’ONG SOS SAHEL INTERNATIONAL FRANCE :

PRESENTATION :

SOS SAHEL International France (SOSSIF) intervient depuis plus de 45 ans au Sahel pour améliorer les conditions de vie des communautés rurales les plus vulnérables, en mettant en œuvre des projets de développement dans les 11 pays de la bande sahélienne, dans les domaines de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, de la gestion des ressources naturelles, des filières, de la sécurité alimentaire et nutritionnelle et de l’appui à la maitrise d’ouvrage des collectivités locales.

Partenaire du Burkina Faso depuis 40 ans, SOSSIF a apporté des appuis via différents programmes (protection des ressources naturelles, renforcement des capacités des producteurs et développement de filières, en particulier celle de la gomme arabique, sécurité alimentaire et nutritionnelle et assainissement)

Fortes de nos valeurs (inclusion, durabilité, confiance, respect, collaboration, innovation, responsabilité), nos équipes de collaborateurs et de partenaires s’associent à un projet commun permettant de promouvoir l’entreprenariat et les solutions innovantes fondées sur les réponses et les savoir-faire locaux.

Plus d’informations disponibles sur le site: http://www.sossahel.org/sos-sahel/

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

MISSIONS

Sous la supervision du Chef de projet, l’assistante administrative bilingue est chargée de la gestion administrative du bureau dans la mise en œuvre du Projet Beog-Puuto : des activités coordonnées par le Bureau Burkina Faso de SOS SAHEL International France dans le respect des procédures internes et des conventions avec les partenaires

ACTIVITES PRINCIPALES:

A ce titre, il ou elle est chargée (e) de :

Accueil

  • Accueillir les visiteurs et réceptionne les appels téléphoniques;
  • Renseigner les interlocuteurs sur les activités du service et la disponibilité de l’équipe;
  • Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur;
  • Réaliser une traçabilité des appels et des visites avec les outils mis à disposition

Gestion du courrier et de la communication

  • Assurer l’ouverture, le tri et le classement du courrier afin d’accélérer son traitement dans le respecter des procédures en vigueur;
  • Assurer le suivi des actions urgentes;
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers du service;
  • Préparer les parapheurs pour les signataires

Rédaction des notes, tout type de document et traduction en anglais

  • Prendre note et met en forme tout type de document;
  • Assurer la rédaction de rapports et courriers divers suivant les délégations fixées par le chef de service
  • Mettre en page des modèles, des rapports, ..
  • Mettre en forme des présentations (power point);
  • Assurer la traduction en anglais de tout document qu’on lui soumet

Organisation des activités de l’Unité de Coordination

  • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités;
  • Organiser si nécessaire les déplacements des membres du bureau;
  • Rappeler les informations importantes et transmettre des messages;
  • Organisation des réunions;
  • Planifier les réunions avec des intervenants d’autres services ou externes au bureau;
  • Préparer les dossiers et le matériel didactique requis pour la réunion;
  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Chef de projet;
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Respecter les délais dans la transmission des documents utiles avant la réunion;
  • S’assurer de la transmission rapide des comptes rendus;

Assistance à la gestion administrative des RH et financière

  • Collecter les données nécessaires (congés, fiches de prestations, notes de frais, …) et préparer les documents à transmettre aux services en charge du traitement;
  • Gérer l’agenda interne au service pour planifier les évaluations et les formations;
  • S’assurer de la planification des rapports vers les organes décisionnels et du suivi des décisions (tableau de bord);
  • Relever les dossiers devant faire l’objet d’un rapport;
  • Assurer le suivi des décisions prises par l’Unité de Coordination du Projet;
  • Gérer la petite caisse de menus dépenses;

Profil :

  • Avoir un niveau BAC+2 en secrétariat ou de tout autre diplôme jugé équivalent bilingue ;
  • Avoir une bonne technique d’expression écrite et orale (français/anglais) ;
  • Avoir une bonne maitrise des techniques de secrétariat et d’assistanat ;
  • Avoir une bonne maitrise de l’outil bureautique Microsoft (Word, Excel, Powerpoint) ;
  • Disposer d’une bonne maitrise des règles d’expression et de principes rédactionnels ;
  • Faire preuve de rigueur, de précision, de discrétion et de respect de la confidentialité ;
  • Avoir le sens du contact, être réactif (ve) et dynamique avec une bonne capacité d’adaptation.

Composition du dossier de candidature

  • Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références,
  • Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises,
  • Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide,
  • Photocopie des diplômes et attestations.

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le lundi 3 octobre 2022 à 18h00 à

  • ICI Partenaire Entreprises, 01 BP 6490 Ouagadougou 01 – 40 avenue Kwamé N’Krumah, Pôle Ressources Humaines
  • Tél. : +226 25 31 05 53 / 80 – Ouagadougou – Burkina Faso
  • Ou par mail : contact@ici-pe.com

Ps : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et convoqués.