Un(E) (1) Assistant(E) Aux Operations

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET MISSIONS

L’Assistant (e) Opérations travaille sous la supervision de la directrice des opérations et est responsable de l’assistance logistique et administrative nécessaire à la réalisation du projet, y compris la gestion des matériels et des actifs de Tanager. Il/Elle assure surtout le rôle de planification, d’organisation, des aspects logistiques et approvisionnement en étroite collaboration avec les autres départements. Cette fonction sera également exercée en conformité avec toute la réglementation y afférente.

A ce titre, il/elle sera chargé(e) des tâches suivantes :

Opérations et logistique du bureau :

• Développer et exécuter des tâches administratives, des procédures et des contrôles de qualité standard ;
•  Mettre en œuvre des procédures de soutien de bureau et recommander des changements au besoin ;
• Apporter une assistance logistique lors des événements, des conférences et des ateliers, y compris la préparation des rafraîchissements et des lieux et le maintien de calendrier de réunion ;
• Gérer le voyage et l’hébergement pour le personnel et les consultants ;
• Maintenir l’inventaire des équipements et des meubles, y compris l’emplacement de tous les actifs. Vérifier régulièrement en personne l’existence de tous les stocks ;
• Assurer un stock suffisant de fournitures de bureau ;
• Superviser la maintenance des équipements de bureau tels que les photocopieurs et les scanners et veiller à ce que les réparations soient effectuées en temps opportun ;
• S’assurer du respect de toutes les normes de sécurité au travail ;
• Assurer une fonction d’alerte et d’interface (état d’avancement des opérations, suivi des dossiers, relances nécessaires, etc.) ;
• Superviser le nettoyage, l’entretien et la réparation de toutes les installations, y compris la fourniture d’électricité, d’eau et de plomberie.

Administration et supervision :

• Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous ;
•   Préparer et soumettre les dossiers d’achats pour les besoins exprimés dans les délais ;
•  Contribuer à préparer les documents administratifs (lettres, procès-verbaux de sélection, attestations de service fait, attestations d’exécution de bonne fin de contrat.) ;
• Participer aux commissions d’attribution de marchés aux prestataires /fournisseurs ;
•  Orienter, guider et conseiller le personnel et les partenaires participants aux opérations ;
• Veiller au respect des normes de conduite, du Manuel des politiques des employés et d’autres politiques de l’entreprise et applicables, des procédures et des calendriers ;
• Rédiger les rapports d’événements ;
• Entreprendre toutes autres tâches et projets pouvant être assignées de temps à autre.
• Réaliser toutes les autres tâches assignées par son superviseur.

PROFIL :

• Être titulaire d’une Licence en administration des affaires, gestion, logistique humanitaire ou dans un domaine connexe ;
• Avoir un minimum de trois (3) ans d’expérience professionnelle progressive en gestion de bureau, administration, logistique, gestion des achats et/ou installations ou équivalent ;
• Excellentes compétences organisationnelles, capacité multitâche et de travail sous pression dans un environnement d’équipe trépidant et capacité d’adaptation rapide à des environnements changeants ;
• Avoir de solides compétences de planification ;
•  Disposer de compétences administratives, tenue des dossiers et système de classement ;
• Excellentes capacités critique et de jugement. Volonté avérée de prendre des décisions opportunes et judicieuses sur la base d’un jugement adéquat ;
• Excellentes compétences en communication orale ;
• Solides compétences en communication écrite, y compris aptitude démontrée en rédaction de documents requis dans un style concis, claire et bien organisée ;
• Aptitude avérée dans l’organisation et la coordination du travail des autres dans une atmosphère de multiples projets, de priorités changeantes et de pression des délais. Solides compétences de mentorat et grand esprit d’équipe ;
• Solides compétences démontrées dans l’utilisation de la Suite Office de Microsoft, notamment Word, Excel et Powerpoint ;
• Capacité avérée d’apprentissage et d’amélioration personnelle, y compris par auto-formation ;
•  Avoir le sens de la précision et faire attention au détail ;
• Avoir la capacité et la volonté de voyager ;
• Capacité professionnelle en français et en anglais requis.

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :

• Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références,
• Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur général de ICI Partenaire Entreprises,
•  Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide,
•  Copies du diplôme requis et attestations.

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le mardi 26 juillet 2022 à 18h00 à :

• ICI Partenaire Entreprises, 01 BP 6490 Ouagadougou 01 – 40 avenue Kwamé N’Krumah,
• Tél. : 00226 25 31 05 53 / 80 – Ouagadougou – Burkina Faso
• Ou par mail : contact@ici-pe.com

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

NB : L’objet du message doit comporter le titre ou les références du poste.